Ä4 zu A05: Hamburg besticht durch erfolgreiche und schlanke Verwaltungsprozesse!

Unser Ziel ist es, Hamburgs Bürger*innen, Unternehmen und die Verwaltung von zu
viel Bürokratie zu befreien und die Digitalisierung der Verwaltung
voranzubringen. Digitalisierung ist nicht einfach Papier-Anträge zukünftig
digital zu bearbeiten, sondern vor allem end-to-end-Lösungen ohne Medienbrüche
einzuführen. Um dies zu erreichen, müssen bestehende Prozesse hinsichtlich ihrer
Notwendigkeit und auf Vereinfachungen hin überprüft werden. Nur eine konsequente
end-to-end-Digitalisierung ermöglicht es, den Bürger*innen und Unternehmen einen
besseren Service anzubieten und zugleich auf Seiten der Verwaltung schneller und
effizienter arbeiten zu können.

Vor dem Hintergrund großer und schneller Veränderungen, einer
internationalisierten Wirtschaft, dem demographischen Wandel und zahlreicher
weiterer Faktoren sind schlanke Verwaltungsprozesse zunehmend notwendiger. Für
die Wirtschaft ist eine unkomplizierte, schnelle, digitalisierte und dennoch
rechtssichere und fachlich versierte Verwaltung ein echter Standortfaktor. Wir
brauchen eine Verwaltung, die ihre Kund*innen begleitet, bei der Suche nach
Lösungen unterstützt und ihnen proaktiv Dienstleistungen anbietet.

Eine wertegeleitete Außenpolitik, der Kampf gegen die Klimakrise oder mehr
Auflagen für den Gesundheits- und Umweltschutz erhöhen dagegen die Notwendigkeit
von verbindlichen und (inter)national harmonisierten Regelungen, die teilweise
auch zu „mehr Verwaltung“ führen. Dieses „Mehr“ an Verwaltung in einigen
Bereichen muss durch eine höhere Effizienz der Verwaltung in allen Bereichen
ermöglicht werden, anders wird die Arbeit in Verwaltung und Unternehmen nicht
gestemmt werden können.

Im grünen Leitantrag zur „Zukunft der Wirtschaft in Hamburg - Nachhaltig,
Innovativ, Erfolgreich!“ fordern wir eine Hamburger Verwaltung, die
serviceorientierter, digitaler und internationaler ist, und zwar für
Bürger*innen und Unternehmer*innen gleichermaßen. Ziel ist es unter anderem, den
Kulturwandel in der Verwaltung zu fördern, wonach das zügige Ermöglichen von
Lösungen in einem sicheren rechtlichen Rahmen Kernaufgabe der Verwaltung ist^[1].

Sehr viele Mitarbeiter*innen in der Verwaltung arbeiten auch heute schon genau
nach diesem Motto, leiden aber unter formalistisch arbeitenden Führungsebenen,
bürokratischen Vorgaben, veralteten technischen Verfahren und politischer
Unsicherheit. Deswegen werden wir diese Mitarbeiter*innen in ihrer
Eigenverantwortung unterstützen und ermutigen. Auch in der Verwaltung muss
Ausprobieren positiv gesehen werden. Überflüssige Kontrollen müssen politisch
gewollt ersatzlos gestrichen und nicht auf überlastete Mitarbeiter*innen
übertragen werden.

Für die kommende Legislaturperiode setzen wir deshalb nicht nur fort, was wir in
der aktuellen Legislaturperiode begonnen haben, sondern setzen uns klare Ziele
und beschließen konkrete Maßnahmen.

Die LMV möge folgende GRÜNE Ziele für Hamburgs Verwaltung beschließen:

• In 2030 ist die Hamburger Verwaltung die beste Metropolen-Verwaltung
  Europas, subjektiv und objektiv messbar an konkreten Kennzahlen.

• Die Hamburger Verwaltung hat proaktive Verwaltungsleistungen eingeführt
  und wird von den Bürger*innen und Unternehmen als serviceorientierte
  Dienstleisterin positiv wahrgenommen.

• Um diese Ziele in die Wirklichkeit zu übersetzen, schafft die Politik auf
  Bürokratieabbau ausgerichtete Rahmenbedingungen, konzentriert sich auf
  sinnvolle Regelungen und verzichtet auf kleinteilige Kontroll- oder
  Nachweispflichten:

Kulturwandel

1. Die Politik initiiert einen fortlaufenden Transformationsprozess, um einen
   dauerhaften Kulturwandel zu erreichen.

2. Dieser Kulturwandel beginnt bei den politisch gewählten Senator*innen und
   deren Staatsrät*innen und wird täglich vorgelebt. Er setzt sich durch
   heterogen besetzte Führungsebenen (fachlich & persönlich) fort.

3. Er beinhaltet die Bereitstellung notwendiger Ressourcen und die verstärkte
   Steuerung über Erfolgsindikatoren.

4. Teil des Kulturwandels ist die Einführung von proaktiven
   Verwaltungsdienstleistungen. D.h. die Verwaltung informiert die
   Bürger*innen und die Unternehmen aktiv, wenn Handlungen erforderlich oder
   vorteilhaft sind (z.B. Verlängerung des Personalausweises, Beantragung von
   Kindergeld).

5. Perfekte politische Kontrolle und first-best-options sind verlockend, oft
   aber nicht effizient und führen zu Bürokratie. Wir als Politik müssen bei
   unseren Vorhaben in Kauf nehmen, dass wir nicht alles sozial ausgleichen
   können, dass wir nicht jeden Baum zählen müssen und dass wir es nicht
   unbedingt besser wissen als die Fachmitarbeiter*innen in den Behörden.

Alles muss auf den Prüfstand

6. Bestehende Berichtspflichten an die Bürgerschaft dahingehend zu
   überprüfen, erstens welche Informationen aus den Berichten überhaupt
   gelesen werden, zweitens ob Berichte automatisch erstellt werden können
   und drittens, ob es überflüssige Berichte gibt, die gänzlich gestrichen
   werden können.

7. Alle Gesetze und Ordnungen inklusive ihrer Verwaltungsvereinbarungen
   (VVen) auf Landesebene politisch und von Seiten der Verwaltung zu
   überprüfen, ob Vereinfachungen oder sogar Streichungen möglich sind.

8. Für die Zukunft entweder automatische Ablaufdaten oder regelmäßige
   Überprüfungen für eingeführte Regeln zu implementieren.

9. Es findet ein Praxischeck aller einzuführenden Gesetze und
   verwaltungsinternen Vorschriften statt – gemeinsam durch die Fachbehörden
   und Bezirksämter. Der erste Praxischeck findet vor der Beschlussfassung
   statt, sodass der Entwurf noch optimiert werden kann. Außerdem setzen wir
   uns für Praxischecks auf Bundesebene ein.

Regelfinanzierung und Bagatellgrenzen statt Förderprogramme

10. Überprüfung bestehender Förderprogramme und Zuwendungen, um
    herauszufinden, ob sie durch Regelfinanzierungen ersetzt werden können.

11. Erhöhung der Bagatellgrenzen für Rückforderungen und höhere
    Ermessensspielräume der Verwaltung, um selbstverantwortlichere Gestaltung
    durch Mitarbeiter*innen statt "Abhaken" nach Schema F zu ermöglichen.

12. Streichung von (Zwischen-)Berichten von Zuwendungsempfänger*innen oder
    Ersatz durch ohnehin produzierten Content (z.B. Bilder der geförderten
    Veranstaltung, Vorstandsvorlagen oder Jahresberichten).

13. Streichung oder Automatisierung von Maßnahmen wie der Prüfung von
    Steuererklärungen, Förderbescheiden etc.

Standards für die Prozessoptimierung und Digitalisierung

14. Vorhandene Prozesse werden bewertet ob sie weiterhin gebraucht werden, wie
    sie verschlankt werden können und erst dann digitalisiert.

15. Das EfA (Einer-für-Alle) Prinzip des OZG (Online-Zugangsgesetz) wenden wir
    überall, wo es möglich ist, an und kooperieren mit anderen
    Bundesländern/Kommunen und ihren Verwaltungen.

16. Das „Once Only“-Prinzip muss umfassend umgesetzt werden. Sofern sie es
    wollen, werden notwendige Angaben von Bürger*innen und Unternehmen nur
    noch ein einziges Mal an die Verwaltung übermittelt (z.B. Meldeanschrift).
    Voraussetzung dafür ist die Umsetzung des sog.
    Registermodernisierungsgesetzes, das den datenschutzsicheren Umgang mit
    diesen Daten ermöglicht.

17. Die Erhebung von unnötigen oder ungenutzten Daten beenden wir.

18. Den Einsatz von verantwortungsvoller KI (Responsible AI) sehen wir als
    Chance für die Verwaltung. Wir ermutigen zum Einsatz entsprechender
    Techniken mit schlanken regulatorischen Rahmenbedingungen.

19. Die technischen Voraussetzungen für Prozesse ohne Medienbrüche müssen in
    ganzer Breite bereitgestellt werden.

20. Wichtigstes Merkmal der Vereinfachung sollte über alle Verwaltungsbereiche
    hinweg so viel Vereinheitlichung und Standardisierung wie möglich sein.

Kommunale Ebene

21. Wir vereinheitlichen Vorgaben landesweit wo Abweichungen zwischen den
    Bezirken nicht sinnvoll sind – das gilt insbesondere für das
    grundsätzliche Erfordernis einheitlicher Verwaltungsprozesse bis hin zur
    einheitlichen Gestaltung der Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit der
    Verwaltung.

22. Fachbehörden und Bezirksämter arbeiten dabei eng und vertrauensvoll im
    Sinne einer serviceorientierten und effizienten Verwaltung zusammen.

23. Weil es häufig sehr lange dauert, bis praxisferne Regelungen in
    Regelwerken ausgebessert oder gestrichen werden, wollen wir auf kommunaler
    Ebene abweichen dürfen. Bei nachweislich praxisfernen und nicht
    grundrechtsrelevanten Vorschriften sollen die Entscheider*innen auf der
    lokalen Ebene die Möglichkeit haben, die Umsetzung einer Vorschrift mit
    entsprechender Begründung für einen bestimmten Zeitraum auszusetzen oder
    zu modifizieren.

Ressourcen und Maßnahmen für die Umsetzung

24. Auf Behördenebene werden aus den bestehenden Mitarbeiter*innen
    Projektteams mit zeitlichen und finanziellen Ressourcen (für
    Fortbildungen, externen Support etc.) gebildet.

25. Zentral werden über bestehende Strukturen Ressourcen für Schulungen und
    übergeordnetes Wissen sowie externer Support (bspw. durch Beratungsfirmen)
    bereitgestellt.

26. Zusätzlich werden wir dafür Sorge tragen, dass durch
    Beteiligungsmöglichkeiten Transparenz gegeben ist – solange es dem
    Transformationsprozess nicht grundsätzlich im Weg steht.

Erfolgscontrolling

27. Der Erfolg der Projekte sollte mit geeigneten Indikatoren nachgehalten
    werden. Im Rahmen der Möglichkeiten können dann Erfolgsbeteiligungen
    eingeführt werden.

28. Da bei der Entbürokratisierung Geschwindigkeit gefragt ist, sollte ein
    wesentlicher Indikator der Zeithorizont sein.

Barrierearmut

29. Eine schlanke Verwaltung ist nicht nur digitalisierter und effizienter,
    sondern sie muss Dienstleisterin für alle Menschen unserer Stadt sein -
    unabhängig von physischen oder psychischen Beeinträchtigungen, Wohnort,
    Sprachfähigkeiten oder Technikaffinität. Dafür müssen noch mehr Angebote
    in leichter^[2], einfacher^[3], Gebärdensprache und anderen Sprachen
    geschaffen, der analoge sowie der Online-Auftritt so leserlich wie möglich
    dargestellt und Verwaltungsmitarbeiter*innen im Bereich BarrierearmutHinblick auf Barrierefreiheit^[4]
    geschult werden.Davon profitieren letztlich alle Nutzer*innen. Die Nutzer*innen wollen wir auch direkt unterstützen, beispielsweise durch Schulungsangebote sowie Hilfestellungen bei der konkreten Nutzung digitaler Verwaltungsleistungen im Bedarfsfall.

^[1]Beschluss der Landesmitgliederversammlung, BÜNDNIS 90 / DIE GRÜNEN
Landesverband Hamburg, Samstag, 24. Juni 2023, „Zukunft der Wirtschaft in
Hamburg - Nachhaltig, Innovativ, Erfolgreich!“, S. 20f

^[2]Leichte Sprache ist leichter zu lesen. Texte in leichter Sprache haben zum
Beispiel einfache Wörter, kurze Sätze und Bilder, die den Text zusätzlich
erklären. Außerdem wird auf Abkürzungen verzichtet, auf genug Abstand zwischen
den Zeilen geachtet und es werden viele Absätze und Überschriften verwendet.

^[3]Einfache Sprache unterscheidet sich von leichter Sprache. Einfache Sprache
ist komplexer. Bei Texten in einfacher Sprache werden keine Fremdwörter
verwendet und Sätze kurzgehalten. Ironie, Metaphern und Synonyme werden
vermieden.

^[4]Je barriereärmer ein (Online-)Angebot ist, desto weniger sprachliche und
andere Barrieren sind vorhanden.